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Vérification des données de la paie

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La vérification des données de la paie consiste tout simplement en l’inspection des dossiers de paie. Si vous avez déjà mené une vérification interne au sein de votre entreprise, vous savez qu’il peut s’agir d’une tâche longue et fastidieuse. Même si ce n’est pas l’aspect le plus intéressant de votre travail, les experts s’entendent sur son importance et recommandent de procéder à une vérification des données de la paie tous les trimestres (au moins) afin de veiller à ce que les dossiers soient exacts et à jour. Toute erreur peut se solder par un paiement en trop ou un sous-paiement pour votre personnel et entraîne le risque de produire des rapports financiers inexacts. Si vous n’êtes toujours pas convaincus de l’importance de la vérification, voici quelques avantages à prendre en considération.

Pourquoi mener une vérification des données de la paie?

  • Repérer les incidents frauduleux associés à la paie (qu’ils soient intentionnels ou accidentels).
  •  Vérifier que le taux de rémunération des employés est exact.
  • Confirmer que les dossiers relatifs aux RH et à la paie sont à jour.
  • Veiller à ce que votre personnel soit payé correctement en fonction des heures travaillées.
  • Veiller à ce que votre entreprise respecte les lois sur l’impôt et soit bien préparée en cas de vérification des données de la paie par le gouvernement du Canada. Selon l’Association of Corporate Counsel, en 2013, l’Agence du revenu du Canada (ARC) a ciblé ses vérifications principalement en fonction de l’évaluation des risques. Consultez son article portant sur les dix principaux indicateurs incitant l’ARC à mener une vérification pour connaître ses conclusions (article en anglais seulement).

Le fait de mettre en œuvre une stratégie de vérification et d’assurance-conformité toute l’année durant est le meilleur moyen de vous éviter que les résultats d’une vérification des données de la paie ne vous prennent au dépourvu. Selon la taille de votre entreprise et les processus adoptés, votre vérification pourrait être effectuée sur papier, de façon manuelle (en comparant le statut d’emploi de vos employés aux heures travaillées et aux données de la paie). Dans un prochain billet, nous vous ferons part de conseils pour vous aider à mener ce type de vérification à l’interne. Pensez à faire appel à un tiers si vous souhaitez être assuré d’un travail professionnel. Le fait d’avoir recours aux services d’un professionnel de la paie accrédité peut vous permettre de gagner un temps précieux, que vous pourrez consacrer à d’autres tâches.

Découvrez comment le logiciel et les services de traitement de la paie de Ceridian vous offrent toute la souplesse nécessaire pour assurer facilement la gestion de vos données de la paie, la génération de rapports et d’analyses en matière de RH, ainsi que les vérifications relatives à l’emploi et au salaire. Consultez l’article de Ceridian intitulé Petites entreprises – Tenez compte des lois et des règlements pour en savoir plus.

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